Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)
Kaufleute für Büromanagement organisieren und koordinieren Büro-, Projekt- und Auftragsprozesse. Sie bearbeiten Schriftverkehr, Termine, Beschaffung, Kundenanliegen, Rechnungen und personalbezogene Aufgaben. Dabei verbinden sie kaufmännisches Denken mit digitaler Informationsverarbeitung, Kommunikation, Datenschutz und sorgfältiger Dokumentation.
Was machen Kaufleute für Büromanagement?
Kaufleute für Büromanagement unterstützen betriebliche Abläufe in Unternehmen nahezu aller Branchen sowie in Behörden und anderen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes. Ihr konkreter Aufgabenbereich richtet sich nach Betrieb, Einsatzabteilung und den zwei im Ausbildungsvertrag vereinbarten Wahlqualifikationen.
Büroprozesse organisieren
- Schriftverkehr, Dokumente und Präsentationen erstellen
- Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Ablagen organisieren
- Informationen recherchieren, aufbereiten, sichern und präsentieren
Aufträge und Kunden bearbeiten
- Kundenanfragen aufnehmen und Aufträge kaufmännisch abwickeln
- Angebote, Begleitdokumente und Rechnungen erstellen
- Beschwerden bearbeiten und Zahlungseingänge überwachen
Beschaffung, Personal und Steuerung
- Material und externe Dienstleistungen bedarfsgerecht beschaffen
- Personaleinsatz, Reisekosten und Mitarbeiterdaten unterstützen
- Belege prüfen sowie Kosten, Leistungen und Wirtschaftlichkeit auswerten
Welche Voraussetzungen sind wichtig?
Schulischer Zugang
Rechtlich ist für diesen anerkannten Ausbildungsberuf kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Ausbildungsbetriebe legen ihre Auswahlkriterien selbst fest. Entscheidend sind Motivation, Zuverlässigkeit sowie Interesse an organisatorischen, kaufmännischen und digitalen Arbeitsabläufen.
- Deutsch für Geschäftskorrespondenz und Kundenkommunikation
- Mathematik für Rechnungen, Kalkulationen und Kostenkontrolle
- Englisch und Wirtschaft für internationale Kontakte und Geschäftsprozesse
Persönliche Stärken
- Organisationsfähigkeit und Flexibilität bei wechselnden Aufgaben
- Kaufmännisches Denken und sorgfältiger Umgang mit Zahlen
- Kunden- und Serviceorientierung
- Sicheres mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Verantwortungsbewusstsein bei Daten, Fristen und Dokumenten
- Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Arbeit mit digitalen Systemen
Wie ist die Ausbildung aufgebaut?
Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre und findet im dualen System statt. Für Ausbildungsverhältnisse seit dem 1. August 2025 gilt die modernisierte Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung vom 25. Februar 2025. Der Unterricht an der Berufsschule folgt dem ebenfalls aktualisierten KMK-Rahmenlehrplan mit 13 Lernfeldern und insgesamt 880 Zeitrichtwertstunden. Im Ausbildungsvertrag werden zwei von zehn Wahlqualifikationen festgelegt.
Ausbildung im Betrieb
- Informationsmanagement und digitale Informationsverarbeitung
- Bürowirtschaftliche Abläufe und Organisationsaufgaben
- Kundenbeziehungen und Auftragsbearbeitung
- Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen
- Personalbezogene Aufgaben und kaufmännische Steuerung
Unterricht in der Berufsschule
- Büro-, Beschaffungs- und Auftragsprozesse
- Kundenkommunikation und Gesprächsführung
- Rechnungswesen, Liquidität und Wertschöpfung
- Personalwirtschaft und Geschäftsprozessoptimierung
- Veranstaltungen, Geschäftsreisen und Projektmanagement
Die 13 Lernfelder im Überblick
Der berufsbezogene Unterricht umfasst 13 Lernfelder mit insgesamt 880 Zeitrichtwertstunden. Nach dem KMK-Rahmenlehrplan entfallen 320 Stunden auf das erste sowie jeweils 280 Stunden auf das zweite und dritte Ausbildungsjahr. Der Rahmenlehrplan liegt in der Fassung der Bildungsministerkonferenz vom 20. März 2025 vor.
- LF 1 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 40 Std.
- LF 2 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 80 Std.
- LF 3 Aufträge bearbeiten 80 Std.
- LF 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen 120 Std.
- LF 5 Kunden akquirieren und binden 80 Std.
- LF 6 Werteströme erfassen und beurteilen 80 Std.
- LF 7 Gesprächssituationen gestalten 40 Std.
- LF 8 Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen 80 Std.
- LF 9 Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten 80 Std.
- LF 10 Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern 80 Std.
- LF 11 Geschäftsprozesse darstellen und optimieren 40 Std.
- LF 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 40 Std.
- LF 13 Ein Projekt planen und durchführen 40 Std.
So sind Teil 1 und Teil 2 aufgebaut
Die Abschlussprüfung besteht nach der Ausbildungsordnung von 2025 aus zwei Teilen. Teil 1 soll im vierten Ausbildungshalbjahr stattfinden. Teil 2 folgt am Ende der Ausbildung. Die vier Prüfungsbereiche ergeben gemeinsam das Gesamtergebnis.
Informationstechnisches Büromanagement
Ein berufstypischer ganzheitlicher Arbeitsauftrag wird computergestützt und schriftlich bearbeitet. Geprüft werden Büro- und Beschaffungsprozesse sowie die Anwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen für Recherche, Dokumentation und Kalkulation.
Kundenbeziehungsprozesse und Wirtschafts- und Sozialkunde
Im Bereich Kundenbeziehungsprozesse werden Auftragsabwicklung, personalbezogene Aufgaben und kaufmännische Steuerung anhand praxisbezogener Aufgaben geprüft. Dafür stehen 150 Minuten zur Verfügung. Wirtschafts- und Sozialkunde wird in 60 Minuten schriftlich geprüft.
Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
Das Fachgespräch basiert auf einer der beiden festgelegten Wahlqualifikationen. Als Vorbereitung sind entweder zwei höchstens dreiseitige Reporte über betriebliche Fachaufgaben einzureichen oder eine von zwei gestellten praxisbezogenen Fachaufgaben nach 20 Minuten Vorbereitungszeit zu bearbeiten. Das Fachgespräch dauert 20 Minuten.
Was verdient man während der Ausbildung?
Auszubildende erhalten eine monatliche Vergütung vom Ausbildungsbetrieb. Die Bundesagentur für Arbeit nennt im Berufssteckbrief vom Mai 2026 unterschiedliche beispielhafte Beträge für Handwerk, Industrie und öffentlichen Dienst. Die tatsächliche Höhe richtet sich nach Ausbildungsvertrag, Tarifbindung, Branche, Bundesland und Ausbildungsbetrieb.
| Ausbildungsjahr | Handwerk | Industrie | Öffentlicher Dienst |
|---|---|---|---|
| 1. Ausbildungsjahr | 724 € bis 1.130 € | 1.243 € bis 1.373 € | 1.368 € |
| 2. Ausbildungsjahr | 854 € bis 1.183 € | 1.298 € bis 1.408 € | 1.418 € |
| 3. Ausbildungsjahr | 977 € bis 1.307 € | 1.379 € bis 1.489 € | 1.464 € |
Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?
Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche, im Handwerk, bei Verbänden und Organisationen sowie in Behörden und anderen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes. Gearbeitet wird überwiegend in Büro- und Besprechungsräumen, zunehmend auch in digitalen und hybriden Arbeitsumgebungen.
Private Wirtschaft
Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen aller Größen sowie Banken, Versicherungen, Logistik-, Medien- und Technologieunternehmen.
Handwerk und Mittelstand
Handwerksbetriebe, kleine und mittlere Unternehmen, Kanzleien, Gesundheitsbetriebe, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen.
Öffentlicher Dienst
Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, Gerichte, Hochschulen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.
Berufseinstieg, Spezialisierung und Weiterbildung
Nach der Abschlussprüfung ist ein Einstieg in Büroorganisation, Assistenz, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Vertrieb, Personal, Rechnungswesen, Veranstaltungsmanagement oder Verwaltung möglich. Mit Berufserfahrung und Weiterbildung können spezialisierte Fachaufgaben sowie Projekt-, Team- und Führungsverantwortung übernommen werden.
Fachliche Spezialisierung
- Assistenz, Sekretariat und Büroorganisation
- Auftragssteuerung, Einkauf und Logistik
- Personalwirtschaft oder Rechnungswesen
- Marketing, Vertrieb und Veranstaltungsmanagement
Aufstiegsweiterbildung
- Geprüfte/-r Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation
- Geprüfte/-r Personalfachkaufmann/-frau
- Geprüfte/-r Bilanzbuchhalter/-in
- Industrie-, Verwaltungs- oder kaufmännische/-r Fachwirt/-in
Studium
- Betriebswirtschaftslehre
- Wirtschaftsrecht
- Personalmanagement
- Öffentliche Verwaltung
Häufige Fragen zur Ausbildung
Ist Kaufmann/-frau für Büromanagement eine duale Ausbildung?
Ja. Die dreijährige Ausbildung findet im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Sie ist durch eine bundesweite Ausbildungsverordnung geregelt. Sie kann in der gewerblichen Wirtschaft, im Handwerk oder im öffentlichen Dienst absolviert werden.
Welcher Schulabschluss wird benötigt?
Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Ausbildungsbetriebe entscheiden selbst über ihre Anforderungen. Gute Grundlagen in Deutsch, Mathematik, Englisch und Wirtschaft sind hilfreich.
Erhält man während der Ausbildung eine Vergütung?
Ja. Auszubildende erhalten eine monatliche Vergütung. Deren Höhe richtet sich nach Branche, Bundesland, Ausbildungsbetrieb und gegebenenfalls einem Tarifvertrag. Die Bundesagentur für Arbeit nennt deshalb unterschiedliche Beispiele für Handwerk, Industrie und öffentlichen Dienst.
Wie ist der Berufsschulunterricht gegliedert?
Der KMK-Rahmenlehrplan umfasst 13 Lernfelder mit insgesamt 880 Zeitrichtwertstunden. Davon entfallen 320 Stunden auf das erste und jeweils 280 Stunden auf das zweite und dritte Ausbildungsjahr.
Wie werden die Wahlqualifikationen ausgewählt?
Aus zehn möglichen Wahlqualifikationen werden zwei im Ausbildungsvertrag festgelegt. Für jede Wahlqualifikation sieht die Ausbildungsordnung einen zeitlichen Richtwert von fünf Monaten vor. Eine nicht gewählte Wahlqualifikation kann zusätzlich vereinbart und gesondert geprüft werden.
Wie ist die Abschlussprüfung aufgebaut?
Die Abschlussprüfung ist gestreckt. Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr im Bereich Informationstechnisches Büromanagement statt. Teil 2 umfasst Kundenbeziehungsprozesse, eine Fachaufgabe in der Wahlqualifikation sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.
Arbeitet man in diesem Beruf nur im Sekretariat?
Nein. Assistenz und Sekretariat sind nur ein möglicher Schwerpunkt. Kaufleute für Büromanagement arbeiten ebenso in Auftragsbearbeitung, Einkauf, Logistik, Personalwirtschaft, Rechnungswesen, Marketing, Vertrieb, Veranstaltungsmanagement oder öffentlicher Verwaltung.
Offizielle Quellen zum Nachlesen
- Bundesinstitut für Berufsbildung: Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung vom 25. Februar 2025
- KMK-Rahmenlehrplan in der Fassung vom 20. März 2025
- Bundesagentur für Arbeit: Berufssteckbrief Kaufmann/-frau für Büromanagement
- BIBB: Modernisierung und Überführung der Ausbildung in Dauerrecht
Redaktionell geprüft im Juli 2026. Auswahlverfahren, Vergütung, Unterrichtsorganisation, Berufsschulstandort, Wahlqualifikationen, zuständige Stelle und betriebliche Einsatzplanung können je nach Bundesland, Schule, Branche und Ausbildungsbetrieb abweichen.
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